Notulen jaarvergadering 2017

Notulen Jaarvergadering op 20-02-2017

1. Opening. De voorzitter geeft aan dat het quorum bereikt is, zodat tot een eventuele rechtsgeldige stemming kan worden overgegaan. Er wordt 1 minuut stilte in acht genomen ter nagedachtenis aan Marcel Laarhoven die afgelopen jaar plotseling is overleden. Marcel was een actief lid en organiseerde de toss ochtenden en het 50+ toernooi. Er zijn 28 personen aanwezig.

2. Ingekomen Stukken en Mededelingen. De secretaris maakt melding van de afwezigen die zich schriftelijk dan wel mondeling bij haar hebben afgemeld: Anne Bekkers, Lisette Erkamps, Hennie Dekkers, Mies van Gerwen, Monique van Gerwen, Piet van Gerwen, Monique Hovens, Frank van Hulst, Hera van de Laar, Ruud Leenen , Frank van Lieshout, Marian van Moorsel en Dianne van der Velden.

Er is een toernooikalender binnen gekomen voor de 50+ toernooien van ons district. Deze zal bij aanvang van het seizoen in de kantine worden opgehangen.

3. De notulen van de jaarvergadering februari 2016 en de notulen van de BALV september 2016

Deze worden beide goedgekeurd.

4. Het jaarverslag van het bestuur wordt goedgekeurd.

5. De jaarverslagen van de diverse commissies worden goedgekeurd.

6. Bespreking exploitatieoverzicht. Ine licht de cijfers toe. Er zijn geen vragen over het cijfermateriaal van afgelopen jaar. Op dit moment zijn we financieel gezond en hebben we 257 leden. Het ledenverloop wordt doorgesproken. Er zijn leden afgevallen vanwege blessures, maar er zijn ook leden bij VLTC lid geworden. Piet van Kruijsdijk vraagt of er een ondergrens is aan het aantal leden. Dit is niet het geval omdat we banen kunnen teruggeven aan de gemeente. Voor 2017 huren we nu maar 4 banen. Als we er meer gebruiken zoals bij competitie en open toernooi, betalen we de extra banen op basis van nacalculatie. Mocht het ledenaantal nog terug lopen kunnen we volgend jaar nog een baan terug geven. Frank Coppens vraagt of we ook nieuwe leden hebben? In 2016 hebben 4 leden ingeschreven, in 2017 hebben we 1 nieuw lid. Ook de Heiberg wijst leden door naar onze vereniging. De inschrijfformulieren staan op de site, maar we zullen er voor zorgen dat er ook achter de bar komen te liggen.

7. De kascontrolecommissie heeft de boekhouding in orde bevonden, het ziet er netjes uit. De penningmeester en daarmee ook het bestuur wordt decharge verleend Frank van Hulst treedt af als kascontrole lid. Helma Jacobs wordt 2e jaars. Jan van Kimmenade wordt benoemd tot nieuw lid voor de kascontrole.

8. Samenstelling bestuur.

Er zijn geen tegenkandidaten voor het bestuur. Tiny Dekkers en Peter van Kol zijn aftredend en stellen zich weer herkiesbaar. Frank van Hulst en Piet van Gewen zijn gestopt met de sponsorcommissie. Na een schriftelijk oproep enkele weken geleden aan alle leden hebben zich nog geen nieuwe kandidaten gemeld. Ook uit de vergadering stelt zich niemand beschikbaar. Tessa van Iersel is gestopt met de ledenadministratie. Ine van Schoonneveldt neemt deze taak over. Voor de diverse activiteiten vragen wij nog leden voor de organisatie:

Openingstoernooi: Paula van de Sanden en Huub Nihot gaan dit organiseren.

50+ toernooi op 26 mei: Wordt georganiseerd door Ria van Houten en Ine van Schoonneveldt, met assistentie van Gerard Huskens.

Afsluiting clubkampioenschappen: Rian Schwarzenegger

Invitatietoernooi 1 oktober: Helma Jacobs en Jan van Kimmenade.

9. Begroting 2017. De begroting voor 2017 is sluitend. De vergadering keurt de begroting goed.

10. Voorstellen van de leden n.a.v. de brief: Hoe gaan we verder?. Na oproep van het bestuur hebben 9 leden gereageerd met tips en/of opmerkingen. Deze personen ontvangen een blik ballen. De diverse opmerkingen worden doorgenomen:

Activiteiten in een korter tijdsbestek laten plaatsvinden, dus niet een hele (zon)dag maar een ochtend of avond.

Activiteiten met andere Veldhovense verenigingen.

Interne Gemend Dubbel competitie waarbij je maar 1 x in de maand speelt, bv op zondagochtend.

Jeugdafdeling opzetten: Mogelijk de kinderen van onze leden gratis laten tennissen. Frank Coppens merkt op dat er binnen de FVT is afgesproken dat we elkaar niet beconcurreren qua contributie, Mogelijk op woensdagmiddag vrij tennis. De Heiberg wil ook familietennis propageren, mogelijk kunnen we van hieruit iets opstarten. Piet van Kruijsdijk wil meedenken en meehelpen maar niet de kar trekken.

Open 50+ toernooi van 1 (mid)week. Vanwege een grote organisatie zal dit dan voor 2018 een mogelijkheid kunnen zijn.

Clubkampioenschappen aantrekkelijker maken: Ook een 50+ categorie en verdelen over meerdere weken, zodat je ook aan meerdere categorieën kunt deelnemen. Je hoeft niet op alle dagen te laten spelen.

Niet tennisactiviteiten organiseren: Kaarten, jeu de boule. Rian merkt op dat in het verleden diverse nevenactiviteiten zijn georganiseerd maar dat hiervoor weinig animo was.

Bij het open toernooi een jeugdcategorie toevoegen, om de jeugd hier te krijgen.

11. Rondvraag.

· Piet van Kruijsdijk: Vraagt hoe we nu verder geen met deze voorstellen? A; Wie krijgt de ballen? A: Alle 9 inzenders zullen 1 doos ballen ontvangen. Wordt er

nog de maand maart single maand georganiseerd? A: In overleg met Piet van Gerwen is besloten om dit niet te organiseren vanwege een lage opkomst vorig jaar. AED cursus: Een herhalingscursus en eventueel een nieuwe cursus. Piet van Kruijsdijk wil dit oppakken. Er zal een mailing uitgaan naar alle leden voor aanmelding. Cursus eind maart. Verder vraagt Piet of we met de Heiberg kunnen bespreken dat de kleedkamers open blijven voor de tennissers tijdens de maandagavond competitie? A: Dit wordt meegenomen in het overleg met de Heiberg.

· Jan van Kimmenade heeft binnenkort een toernooi met de buurt, een “stratentoernooi”. Mogelijk iets om ook bij de Hogt te organiseren om leden te werven?

· Jan Gijsen: Wij huren 4 banen van de gemeente. Op hoeveel banen kunnen we spelen? A; Op alle banen, mits zij niet verhuurd zijn. Te vragen achter de bar.

· Frank Coppens : Hoeveel competitieteams zijn er op vrijdagavond in het voorjaar ten opzichte van vorig jaar? A: Dit jaar 4, in 2016 waren dit er 6. Hebben we op zaterdag nog teams? A: Ja, 4 of 5.

· Rian Schwarzenegger: Afsluiten clubkampioenschappen is toch op zaterdag? A: Ja in 2017 is dat dan op 2 september.

· Huub Nihot: Als de leden gemaild worden kan er dan een logo van een sponsor worden toegevoegd? A: Omdat wij gebruik maken van het afhangbord en vandaar uit mailen (Measure), is dit een hele lastige. Dit wordt nagekeken.

12. Sluiting.

Onder dankzegging sluit de voorzitter de vergadering om 21.15 uur.

Bernadette Rijkers

Secretaris